Las reuniones privadas involucran la intervencion en una sesion del Conciliador y una de las partes conciliantes, se pueden llevar a cabo de la siguiente manera :
I.- CONFIRMAR LA CONFIDENCIALIDAD DE LA SESION Y DEL PROCEDIMIENTO DE CONCILIACION
El primer paso que debe tomar el Conciliador consiste en hacer saber a la parte conciliante con la que se va a desarrollar la sesión, el caracter confidencial de una sesión privada y por extension del procedimento de conciliación extrajudicial.
" Debo recordarle que todo lo que me diga en esta reunión es confidencial y no lo difundiré salvo que usted me lo pida y yo este de acuerdo en hacerlo.
Tengo como misión descubrir sus intereses, y lo que se necesitara para llegar a un acuerdo.
Comience por donde quiera a decirme cualquier cosa que no ha mencionado en la reunión de apertura y que quisiera decir ahora o cualquier cosa que haya dicho en la sesión inicial que quisiera destacar o sobre lo que quiera llamar su atención, empiece por donde quiera."
II.- ESCUCHE ACTIVAMENTE CUANDO LAS PARTES RELATEN SU HISTORIA
En esta etapa el Conciliador deberá usar la escucha activa.
OBJETIVOS DEL CONCILIADOR
Cuando las partes conciliantes relaten su historia el Conciliador debe escucharlos activamente con los siguientes objetivos:
- Obtener información fundamental para resolver el problema Generar respeto.
- Comprender lo que manifiestan las partes conciliantes.
- Construir empatia con el conciliante.
OBJETIVOS DE LAS PARTES CONCILIANTES
- Notar que el Conciliador lo esta escuchando.
- Observar que el Conciliador esta comprendiendo lo que manifiesta.
- Saber que el Conciliador tiene interés en ayudarlo a solucionar su conflicto.
- Derecho de las partes de tener su propio punto de vista respecto del conflicto.
III.- RECOLECTAR INFORMACION.
En esta etapa el Conciliador procederá a extraer los datos ( intereses, otros factores, MAAN, Propuestas de solución) de las partes conciliantes para volcarlos en el cuadro del conflicto, utilizando las diversas tecnicas de la comunicacion como: las preguntas, escucha activa, auto expresión.
FORMULAR PREGUNTAS
Identificar intereses
¿Realmente que quiere usted señor?
¿Qué planes tiene para el futuro?
identificar otros factores
¿Cuánto debe su cónyuge?
¿ Que dice el código Civil al respecto?
¿Cuánto dinero hay en la cuenta?
¿Cuándo empezó a incumplir la deuda?
Identificar el MAAN
¿Qué hará usted señor si no logra solucionar el conflicto vía conciliación?
Recurrirá al Poder judicial?
Identificar su PEAN
¿Cual es su pesadilla?
Soluciones
¿Qué propone uestes señor apara poner fin a este problema?
IV.- EXAMINAR LAS PERCEPCIONES DE LA OTRA PARTE CONCILIANTE.
En esta etapa el Conciliador deberá de examinar las percepciones que tiene una de las partes conciliantes respecto de los intereses y posiciones de la otra parte conciliantes.
Para este efecto el Conciliador pedirá a una de las partes conciliantes “pónerse en los zapatos de la otra parte conciliantes”, con la finalidad que adopte la posición de la otra parte conciliantes y desde esa perspectiva poder extraer las necesidades y posiciones de la otra parte, no es suficiente observar a los gusanos sino hay que sentirse un gusano para poder pensar y sentir como la otra parte e identificar claramente sus intereses subyacentes.
Formular Preguntas
¿ Que piensa que desea la otra parte?
¿ Cuales son, tal como usted los entiende los intereses de la otra parte?
¿Qué piensa que hace falta realmente para que la otra parte llegue a aun acuerdo con usted sobre esta cuestión?
V.- ELIMINAR LAS POSICIONES INMOVILES DE LAS PARTES CONCILIANTES, A TRAVES DE LA CONFRONTACION Y FUNGIENDO DE AGENTE DE REALIDAD.
El conciliador tiene como misión fundamental “matar” las posiciones inmóviles y esteriles de las partes conciliantes que impiden avanzar hacia una solucion eficaz y solucionar el problema, para lo cual usara la confrontación y actuara como agente de realidad.
CONFRONTACION.-
Es una técnica de comunicación que consiste en reorientar la direccionalidad de la conducta de las partes conciliantes para ir de una conducta destructiva e incendiaria a una conducta más constructiva y beneficiosa, lo cual permitirá saber al conciliante que conducta tendrá que transformar para que el otro conciliante reaccione divergentemente.
AGENTE DE REALIDAD.-
Consiste en edificar un andamiaje realista en la cual las partes conciliantes puedan valorar los costos y los beneficios de permanecer con su posición fija y no solucionar el conflicto o solucionarlo.
El objetivo primordial del Conciliador será hacerle saber al conciliante cuales son los puntos débiles y fuertes de sus posiciones.
La estrategia consiste en asistir al conciliante para identificar su fortaleza y debilidad.
VI.- IDENTIFIQUE INTERESES CONTRAPUESTOS DEL CONCILIANTE
El Conciliador identificara los intereses contrapuestos del conciliante, los intereses contrapuestos involucraran que la elección de un interés implica el sacrificio del otro intereses.
"Parece claro que hay varios interese aquí. Uno , por supuesto, es no pagarle un centavo más de lo que esta obligado , especialmente cuando usted se siente tan mal por la aventura que ella tuvo. Y le he oído decir que no quiere ayudarla en el futuro y esto parece surgir en parte de su ira por la historia del matrimonio y los acontecimientos mas recientes. Pero al mismo tiempo, usted me ha expresado un claro interés en cuidar de sus hijos y querer un a buena relaciona con ellos y querer que crezcan en un medio lo mas normal posible. Ganar en uno de sus interese es este caso significa perder en el otro"
VII.- SINTETICE FRECUENTEMENTE.
El Conciliador a lo largo del proceso de conciliación sintetizará los intereses, factores y las soluciones posibles que se van descubriendo
“ Veamos que tenemos hasta aquí”
“parece haber al menos dos intereses fundamentales a los que hay que responder”
VIII.- LANCE AVIONES DE RECONOCIMIENTO AL ESPACIO ENEMIGO.
Para trasmitir al conciliante que tiene al frente las solución planteadas por el otro conciliante se procederá a camuflarlas como preguntas hipotética.
Se usan preguntas del tipo ¿Qué pasa si……?
Pregunte que podría pasar si la otra parte fuera a hacer esto y esta parte fuera hacer esto otro y si alguien mas hiciera otra cosa.
¿Si aceptaran, por hipótesis , una extensión del plazo de pago de la deuda , que actitud tomaría ustedes?
¿ Que pasa si la otra parte desaloja su inmueble en seis meses?
IX- LANCE PREGUNTAS
¿ Como cree que ellos estarán dispuestos a hacer para transar este asunto?
¿ Cuales son los temas sobre los que debería tratar el posible acuerdo?
Plazo, Dinero, servicios, etc.
X.- CARGUE LOS AVIONES DE RECONOCIMIENTO
El Conciliador procederá a cargar los aviones de reconocimiento con ofertas del conciliante para transmitírselas a la otra parte conciliante como preguntas hipotéticas.
¿Qué le gustaría mandar a la otra parte?
¿Qué esta dispuesto a ofrecer a la otra parte?
XI.- LEVANTE LA REUNION PRIVADA
El Conciliador procederá a levantar la reunión privada debiendo:
- Recordar la confidencialidad de la reunión.
El Conciliador cerrara la reunión privada recordándole al conciliante el carácter confidencial de la reunión
El Conciliante puede haberse sincerado con el conciliador como consecuencia de la empatia y la confianza establecida y puede necesitar que le reasegure de que lo que se dijo no va a ser divulgado.
“ No revelare al otro conciliante nada de lo que usted me dijo en esta reunión a menos que usted me indique que lo haga”
- Consultar sobre otros tema.
El Conciliador invitara al conciliante a manifestar cualquier otro asunto que no haya manifestado hasta el momento
- Solicitar instrucciones acerca de cualquier mensaje que se quiera trasmitir al otro conciliante.
El Conciliador preguntara al conciliante si desea enviar un mensaje al otro conciliante a través suyo, repítaselo ahora a la persona y asegúrese nuevamente de que tiene clara las instrucciones.
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