LUGAR DE LA AUDIENCIA DE CONCILIACIÓN

LUGAR  DE LA AUDIENCIA DE  CONCILIACIÓN

El sistema conciliatorio peruano es institucional por lo que el  procedimiento de conciliación  extrajudicial se  realizará exclusivamente ante un Centro de Conciliación competente, debidamente autorizado por el Ministerio de Justicia, donde cualquiera de las partes del  conflicto o ambos presentan su solicitud de conciliación para solucionar un  conflicto de intereses  a través del dialogo y negociación. 

Los  Centros de Conciliación  son instituciones  publicas o privadas que  tienen  por objeto  ejercer  exclusivamente  función conciliadora  dentro del ámbito de su competencia, de conformidad con la Ley  de  Conciliación Nº 26872  y  su Reglamento  Decreto Supremo 014-2008-JUS,  los Centros de Conciliación prestan  únicamente servicios de  conciliación a titulo gratuito u oneroso, por lo  que están prohibidos  realizar otra  actividad distinta a la  conciliación  en el local autorizado por el Ministerio de Justicia, haciendo  acreedor  a una  sanción  de suspensión en caso  que infrinjan esta norma.

Los  Centros   de  Conciliación  son instituciones  donde las personas naturales, jurídicas o  patrimonios  autónomos, pueden solucionar  sus  conflictos de  naturaleza  disponible  por si mismos,  mediante el dialogo y la negociación, sin recurrir  al proceso  judicial donde un   tercero  decide.

Los  Centros de  Conciliación son personas jurídicas de derecho público ( Colegios Profesionales, Universidades)  o privado sin  fines de  lucro     ( Asociaciones, fundaciones y comités), que  tiene   dentro de sus finalidades  la de ejercer la  función  conciliadora.

Corresponde  al Ministerio de Justicia la autorización,  supervisión y  sanción  de  los Centros de  Conciliación en  todo el territorio de la república  del Perú. Su autorización se da  a través de un procedimiento y de cumplir el postulante con  todos los  requisitos  establecidos por  la Ley y  el Reglamento se  expide una Resolución Viceministerial  que lo autoriza para ejercer  función  conciliadora.

La  nueva legislación  vigente desde el año 2008 los  obliga a  contar  con  siete ambientes distribuidos de la  siguiente manera:

-       Una  ( 01)  Sala de Espera y Recepción

-       Una ( 01)  Oficina Administrativa

-       Una ( 01) Servicio higiénico ubicado al interior de las instalaciones

-       Dos ( 02) Salas de Audiencias cuyas dimensiones serán de (03) tres metros de ancho y (03) tres metros de largo aproximadamente.

-       Una (01) Oficina por cada conciliador que permanezca en el horario de atención del Centro

-       Una 01 Oficina para el Abogado Verificador de la Legalidad de los Acuerdos que permanezca en el horario de atención del Centro.

Los Centros de Conciliación son autorizados por el Ministerio de Justicia para ejercer  función  conciliadora únicamente para la ciudad donde se ubica sus instalaciones,  por lo que están expresamente prohibidos de  aperturar  otras  oficinas, filiales o  sucursales en otras  ciudades.

Actualmente en el Perú,  la  conciliación es esencialmente privada,  por   que  existen  un mayor   número de Centros de Conciliación Privados a nivel nacional que  prestan sus servicios de manera onerosa, los cuales  son sufragados  por  los  propios usuarios al momento de presentar su solicitud de conciliación, los mismos Centros de Conciliación   establecen  sus  tarifas  de acuerdo a la  oferta y demanda, los  cuales  comprenden los gastos  administrativos y los  honorarios de los  conciliadores, debiendo  sus  tarifas ser  debidamente autorizadas  por el Ministerio de Justicia.

El Estado en menor medida  también posee Centros de Conciliación gratuitos a nivel  nacional, en  zonas de pobreza, donde los servicios  son prestados  de manera gratuita  por  conciliadores   pagados   mensualmente por el Ministerio de Justicia.

Por  regla general  la  audiencia conciliación extrajudicial  se realizará únicamente en el local del  Centro de  Conciliación  debidamente  autorizado  por el Ministerio de Justicia.

Por excepción  se puede  realizar la  audiencia de conciliación en un local distinto al local del Centro  autorizado por el Ministerio de Justicia, en este supuesto  se requiere la autorización previa  y expresa del Ministerio de Justicia.  Lo cual implica  que el Conciliador  deba desplazarse hasta el lugar donde  deberá manejarse y gobernarse en  forma imparcial y neutral, como si estuviera  en el  Centro, en  atención al  artículo 10 de la Ley Nº  26872, Ley de   conciliación, modificada por el Decreto Legislativo Nº  1070, en este caso se  seguirá el procedimiento  que establezca  la Dirección Nacional de Conciliación y Medios Alternativos de  Solución de Conflictos,  sin embargo  hasta el   día  de hoy no se produce  su  reglamentación por lo que todavía no se puede aplicarse.

REQUISITOS PARA LA AUTORIZACIÓN DE CENTRO DE  CONCILIACIÓN

El Artículo 47  del Reglamento de la Ley de Conciliación  Decreto  Supremo  Nº  014-2008-JUS, establece  expresamente los  requisitos  para la  autorización de  funcionamiento de  Centros de   Conciliación, son los siguientes:

1. Copia autenticada por el fedatario del Ministerio de Justicia o legalizada por Notario Público de la constancia de inscripción en Registros Públicos o documento en el que conste la creación de la persona jurídica.

2. Copia autenticada por el fedatario del Ministerio de Justicia o legalizada por Notario Público del Estatuto o documento que contenga los fines u objetivos de la persona jurídica, debiendo estar señalado entre otros, el ejercicio de la función conciliadora.

3. Copia autenticada por el fedatario del Ministerio de Justicia o legalizada por Notario Público del Acta de asamblea de asociados o el documento de similar rango, en el consten los siguientes acuerdos:

a) Constitución del Centro de Conciliación, en la deberá adoptarse la denominación, y de ser el caso la abreviatura;

b) Funciones del Centro de Conciliación, la designación de cargos directivos, forma de elección y periodo de ejercicio en el cargo

c) Nombre del representante legal o el más alto cargo directivo de la persona jurídica

d) Aprobación del Reglamento del Centro de Conciliación, de acuerdo al formato tipo aprobado por  el Ministerio de Justicia.

4. Un ejemplar en original del Reglamento del Centro de Conciliación de acuerdo al formato tipo aprobado por el Ministerio de Justicia.

EI Reglamento del Centro de Conciliación, establecerá además de la finalidad, procedimientos y tarifario; los órganos de dirección del mismo.

5. Horario de Atención debidamente suscrito por el Representante Legal.

6. Declaraciones juradas simples de Directivos, Conciliadores y Abogado(s) del Centro de Conciliación:

• Carecer de antecedentes penales 
• Carecer de antecedentes policiales
• Carecer de antecedentes judiciales.

7. La relación de dos Conciliadores como mínimo, debidamente acreditados por el Ministerio de Justicia y un Conciliador en materia especializada.

8. La relación dos abogados verificadores de la legalidad de los acuerdos.

9. Copia simple del diploma del título profesional de abogado y del carné del Abogado(s), que verificará la Legalidad de los Acuerdos.

10. Certificado de Habilitación del Abogado expedido por el Colegio de Abogados al cual se encuentre inscrito.

11. Copias simples de los documentos de identidad de los integrantes del Centro de Conciliación.

12. Registro de firmas y sellos que utilizarán en el ejercicio de sus funciones, los integrantes del Centro de Conciliación, así como sello de expedición de copias certificadas de actas de conciliación.

13. Licencia de Funcionamiento otorgada por la Municipalidad respectiva.

14. Plano de ubicación y distribución simples de las instalaciones del Centro de Conciliación, debiendo tener como mínimo la siguiente distribución:

-       Una  ( 01)  Sala de Espera y Recepción

-       Una ( 01)  Oficina Administrativa

-       Una ( 01) Servicio higiénico ubicado al interior de las instalaciones

-       Dos ( 02) Salas de Audiencias cuyas dimensiones serán de (03) tres metros de ancho y (03) tres metros de largo aproximadamente.

-       Una (01) Oficina por cada conciliador que permanezca en el horario de atención del Centro

-       Una 01 Oficina para el Abogado Verificador de la Legalidad de los Acuerdos que permanezca en el horario de atención del Centro.

ORGANIZACIÓN  ADMINISTRATIVA.

Los Centros de Conciliación cuentan con los siguientes órganos: la  Dirección  Administrativa  y la Secretaria  General.

La  Dirección  Administrativa

Es el órgano de representación, dirección y gestión del Centro de Conciliación, constituye la máxima autoridad, correspondiéndole  realizar  los  actos  de  mayor  transcendencia para la  vida del Centro de Conciliación.

La  persona  que  dirija un  Centro de  Conciliación  tienen  que  tener determinadas cualificaciones expresamente establecidas en el Reglamento de la Ley de conciliación Decreto  Supremo Nº  014- 2008-JUS,  como   el hecho de  ser conciliador  extrajudicial  debidamente  acreditado por el  Ministerio de Justicia  y  carecer de  antecedentes policiales, penales y judiciales, además la  persona  que   funja de  Director  solo puede  serlo de un  solo Centro de Conciliación.

Corresponde su  designación a la institución   que  crea  el Centro  por el periodo  que  crea  conveniente, Por  ejemplo de tratarse de una  asociación su designación  se realizara  en  Asamblea  General de  asociados debiendo cumplir la misma con las formalidades  establecidas para la  convocatoria, quórum y acuerdos, presentándose  al Ministerio de Justicia  copia  certificada por Notario o fedatario del Ministerio de Justicia del acta de  designación de  Director.

FUNCIONES DEL DIRECTOR DEL CENTRO DE CONCILIACIÓN:

1.   Dirigir y coordinar todas las funciones del Centro de Conciliación, sin perjuicio de las funciones que se otorguen al Secretario General del Centro.

2.   Representar al Centro de Conciliación ante cualquier autoridad administrativa y/o judicial; así como ante un proceso arbitral o un procedimiento conciliatorio.

3.   Promover y coordinar con otros Centros, Universidades o similares, y con el Ministerio de Justicia, actividades de tipo académico relacionadas con la difusión de la Conciliación y la capacitación de los conciliadores.

4.   Diseñar, coordinar y dirigir los Cursos de Capacitación Continua para sus Conciliadores.

5.   Velar por el correcto desarrollo de las audiencias y por el cumplimiento de los deberes de los conciliadores, así como de las funciones del personal administrativo.

6.   Examinar y evaluar a sus aspirantes a conciliadores.

7.   Preparar y dirigir los “Encuentros de Actualización Interna” del Centro.

8.    Tener a su cargo las evaluaciones finales de los “Encuentros de Actualización Interna”.

9.   Poner a disposición del Ministerio de Justicia  cuando éste lo estime conveniente, los expedientes personales de los Conciliadores.

10.   Enviar al Ministerio de Justicia  trimestralmente, la información estadística objetiva y veraz, a la que hace referencia el Artículo 30 de la Ley.

11.    Designar para cada asunto al respectivo Conciliador.

SECRETARIA  GENERAL:

La  Secretaria  estará a cargo del Secretario General, quien deberá ser Conciliador Extrajudicial y ser designado por el Director del Centro de Conciliación mediante documento expreso o por quien establezca la persona jurídica.

FUNCIONES DEL SECRETARIO GENERAL:

1.   Recibir y darle trámite a las solicitudes de conciliación

2.   Notificar la invitación a conciliar, cumpliendo lo establecido en el Artículo 17 del presente Reglamento.

3.   Llevar el Registro de Actas y el archivo del mismo.

4.   Expedir copia certificada de las Actas de Conciliación

5.   Encargarse de registrar en los expedientes personales de los conciliadores las evaluaciones finales de los “Encuentros de Actualización Interna”.

6.   Recibir, seleccionar, ordenar y clasificar las solicitudes de los aspirantes a conciliadores.

FUNCIONES  DEL  CENTRO DE CONCILIACIÓN

Como operadores  del sistema  conciliatorio los Centros de  Conciliación tienen  una serie de   funciones, que están establecidas  expresamente en el Artículo 56  del Reglamento de la Ley de  Conciliación Decreto Supremo 014-2008-JUS.

GENERALES

1.     Exhibir el tarifario autorizado con los costos de todos los servicios prestados y en lugar visible para el público.

2.     Mantener vigente la designación de sus Directivos, así como comunicar cualquier cambio con relación a la información que se encuentre en el Registro Único de Centros de Conciliación, para su trámite y autorización.

3.     Atender al público en el horario autorizado por la DCMA, salvo que la modificación del mismo se hubiera comunicado previamente a dicha entidad;

4.     Contar y mantener el archivo de expedientes, libro de Registro de Acta y el archivo de Actas de manera regular, diligente, ordenada y actualizada dentro de las instalaciones del Centro de Conciliación autorizadas para su funcionamiento. En caso de pérdida, deterioro o sustracción se deberá comunicar al MINJUS.

5.     Contar permanentemente con una persona responsable de la toma de decisiones en nombre y representación del Centro, durante el horario de atención al público, sin que afecte su normal funcionamiento.

6.     Realizar audiencias de conciliación dentro del local autorizado, salvo cuando la DCMA autorice la realización de ésta fuera de dicho local.

7.     Realizar cobros por conceptos y montos comprendidos solamente en las tarifas autorizadas por la DCMA.

8.     Brindar exclusivamente servicios de conciliación dentro de las instalaciones del Centro de Conciliación.

9.     Brindar servicios de conciliación sólo si se encuentra habilitado para hacerlo, es decir no encontrándose suspendido, sea por sanción o como medida preventiva o por no haber pagado una multa impuesta.

10. Actuar de conformidad con los principios éticos prescritos por la Ley y su Reglamento.

RESPECTO AL PROCEDIMIENTO  CONCILIATORIO

1.   Admitir a trámite los procedimientos conciliatorios con los documentos relacionados con el conflicto, salvo que por su naturaleza éste o éstos no sean esenciales debiendo indicarlo el solicitante en su escrito de solicitud.

2.   Admitir a trámite el procedimiento conciliatorio cuando el domicilio de las partes corresponda al distrito conciliatorio de su competencia, salvo acuerdo de las partes.

3.   Tramitar solicitudes de conciliación sólo sobre materias conciliables.

4.   En caso de omisión de alguno o algunos de los requisitos establecidos en los literales c),d),e),g),h) e i) del artículo 16 de la Ley, deberá convocar a las partes para informar el defecto de forma que contiene el Acta y expedir una nueva que sustituya a la anterior con las formalidades de Ley.

5.   Utilizar el formato aprobado por el Ministerio de Justicia. en sus Actas de Conciliación

6.   Notificar las invitaciones para conciliar conforme a lo señalado en el artículo 17 del presente Reglamento.

7.   Entregar copia certificada del Acta de Conciliación una vez concluida la Audiencia Conciliatoria conjuntamente con la copia certificada de la solicitud para conciliar. Asimismo, no debe condicionar la entrega de la primera copia certificada del Acta de Conciliación y la solicitud, al pago de gastos u honorarios adicionales.

8.   Expedir copias certificadas adicionales del Acta de Conciliación de las solicitudes para conciliar, las veces que sean solicitadas por las partes previo abono del costo establecido en el tarifario para éstas últimas y dentro del plazo establecido en el Reglamento del Centro. No debe de expedir copia certificada del Acta de Conciliación a personas distintas a las partes conciliantes, salvo el Órgano jurisdiccional competente o el Ministerio de Justicia.

RESPECTO  POTESTAD  SUPERVISORA Y  SANCIONADORA  DEL   MINISTERIO DE JUSTICIA

1.   Facilitar la labor de supervisión.

2.   Proporcionar al Ministerio de Justicia., la información que éste le requiera en ejercicio de su potestad sancionadora.

3.   Subsanar las observaciones y/o medidas correctivas señaladas en el acta de supervisión realizada por la DCMA, dentro de las condiciones y plazos señalados en la misma.

4.   Permitir al supervisor las facilidades del caso para la realización de la supervisión, otorgando copia de los actuados en el procedimiento conciliatorio observado de ser el caso u otros de interés cuando sea requerido. Asimismo, anotar la sanción de suspensión en los Libros de Registros con los que cuente el Centro.

5.   Remitir al Ministerio de Justicia., trimestralmente los resultados estadísticos a los que hace referencia el artículo 30 de la Ley, sin tergiversar u ocultar la información cuantitativa de cada período. La remisión de los datos será efectuada en los formatos señalados por el Ministerio de Justicia.

RESPECTO A  SUS CONCILIADORES:

1.        Mantener actualizada la nómina de sus Conciliadores y Abogados verificadores de la legalidad de los acuerdos.

2.        Designar al Conciliador dentro del plazo señalado en la Ley.

3.        Velar para que sus Conciliadores emitan las Actas de Conciliación con los requisitos señalados en el artículo 16 de la Ley.

4.        Velar para que sus Conciliadores redacten las invitaciones para conciliar cumpliendo con los requisitos previstos en el Reglamento y con los plazos establecidos en el artículo 12 de la Ley, no señalando en una sola invitación para conciliar más de una fecha en la que se desarrollará la Audiencia de conciliación.

5.        Velar para que sus Conciliadores observen los plazos establecidos en la Ley y su Reglamento para el procedimiento conciliatorio.

6.        Verificar que sus Conciliadores lleven a cabo la audiencia de Conciliación identificando correctamente a las partes y supervisando el cumplimiento del plazo de duración de la audiencia única establecido en el artículo 11 de la Ley, salvo que haya sido prorrogado por acuerdo de las partes.

7.        Velar para que sus Conciliadores o algún servidor o funcionario del Centro de Conciliación no falten al Principio de Confidencialidad.

8.        Velar para que sus Conciliadores no hagan uso indebido de la prerrogativa que establece el último párrafo del artículo 15 numeral f) de la Ley.

9.        Designar para la realización de Audiencias de Conciliación sólo a conciliadores adscritos al Centro de Conciliación. Asimismo, designar para la verificación de la legalidad de los acuerdos conciliatorios sólo a abogados adscritos al Centro de Conciliación.

10.     Cumplir y velar que sus Conciliadores cumplan con los principios, plazos o formalidades de trámite, establecidos por la Ley y su Reglamento para el procedimiento conciliatorio.

11.     Comunicar a la DCMA dentro de los cinco días útiles de ocurrida la infracción, las faltas cometidas por sus conciliadores.

12.     Mantener informada a la DCMA de las sanciones impuestas a los operadores de la Conciliación.

PROHIBICIONES DE LOS CENTROS DE  CONCILIACIÓN

Los  Centros de  Conciliación está  terminantemente prohibidos de  realizar  los   siguientes  actos:

1.  Dejar de funcionar sin la autorización previa del  Ministerio de Justicia.

2.  Variar la dirección del Centro de Conciliación, sin la previa autorización de la DCMA.

3.  Sustituir a un Conciliador o designar a otro sin contar con la autorización expresa de las partes.

4.  Utilizar la denominación o cualquier signo distintivo del Ministerio de Justicia. o sus órganos, en sus avisos, correspondencia o cualquier otro documento.

5.  Programar en la misma fecha y hora, dos o más audiencias de conciliación con el mismo conciliador, con excepción de los procedimientos susceptibles de tramitación acumulable.

6.  Permitir el desempeño como conciliadores de quienes hubieren sido inhabilitados permanentemente como tales o se encontrasen suspendidos por sanción o medida preventiva o no hayan cancelado la multa.

7.  Atentar contra la imparcialidad de los conciliadores, al condicionar el pago de sus honorarios al acuerdo de las partes, o a la conducción de la audiencia en beneficio de una de ellas.

8.  Permitir que ejerzan ocasional o permanentemente la función conciliadora, personas no acreditadas como conciliadores extrajudiciales por el Ministerio de Justicia.

9.  Permitir que efectúen conciliaciones en materias especializadas, aquellos conciliadores que no cuenten con la acreditación de la especialización respectiva vigente.

10.  Adulterar la información de los expedientes, cargos de invitaciones y/o Actas de conciliación.

11.  Permitir que los integrantes del Centro de Conciliación participen actuando como partes, conciliadores, abogados o peritos dentro de uno o más procedimientos conciliatorios, derivados de casos en los que hubieren participado en el ejercicio de sus profesiones u oficios u otros.

12.  Admitir la suplantación de un Conciliador adscrito al Centro de Conciliación en una Audiencia de Conciliación.

13.  Dejar de funcionar, de manera temporal o definitiva, sin previa autorización del Ministerio de Justicia.

14.  Presentar al Ministerio de Justicia., documentos falsos y/o fraguados y/o adulterados.

15.     Admitir a trámite un procedimiento conciliatorio sin la existencia previa de un conflicto.