La invitación es un documento elaborado por el Conciliador designado, mediante el cual comunica a solicitante e invitado, el día y hora en que se realizará una audiencia de conciliación, donde les asistirá para explorar soluciones satisfactorias a ambas partes.
La invitación debe ser elaborada con un lenguaje claro, sin abreviaturas, constructivo, positivo y cordial e incentivando a ambas partes a asistir voluntariamente a la audiencia, descartándose lenguaje adversarial e inquisitivo propio de una notificación judicial puesto que no se trata de una notificación judicial, sino de una invitación a conciliar.
Como una manifestación de la función de dirección del procedimiento conciliatorio, corresponde al conciliador designado elaborar las invitaciones para conciliar a ambas partes, debiendo para tal efecto redactar las invitaciones cumpliendo con los requisitos expresamente establecidos por el articulo 16 del Reglamento de la Ley de Conciliación Decreto Supremo Nº 014- 2008-JUS. El inciso 3 del artículo 44 del Reglamento de la Ley de Conciliación Decreto Supremo Nº 014- 2008-JUS, establece que el conciliador tiene la obligación de redactar las invitaciones para conciliar cumpliendo los requisitos señalados por el articulo 16 del Reglamento de la Ley de Conciliación Decreto Supremo Nº 014- 2008-JUS y dentro del plazo establecido por el articulo 12 de la Ley de Conciliación 2687, sancionándose con amonestación escrita, en caso de no consignar en las invitaciones los citados requisitos ( inciso 3 del articulo 113 del Decreto Supremo 014-2008-JUS).
De otro lado, no esta permitido programar a la misma hora y fecha, dos o mas audiencias de conciliación con el mismos conciliador, con excepción de los procedimientos susceptibles de tramitación acumulable.
REQUISITOS DE LA INVITACIÓN PARA CONCILIAR
Los requisitos de una invitación para conciliar, se encuentran expresamente establecidos por el artículo 16 del Reglamento de la Ley de Conciliación Decreto Supremo Nº 014- 2008-JUS.
1.- NOMBRE, DENOMINACIÓN O RAZÓN SOCIAL DE LA PERSONA O PERSONAS A INVITAR Y SU DOMICILIO.
El primer requisito de una invitación para conciliar, tiene por objeto identificar e individualizar con certeza a la persona natural, jurídica o patrimonio autónomo que constituye la parte invitada de un procedimiento conciliatorio, así como el lugar donde se notificará la invitación a conciliar:
1.1. PERSONA NATURAL
Parte de la invitación que identifica a la persona natural invitada a conciliar, parar tal efecto el Conciliador consignará en la invitación el prenombre y apellido completo y sin abreviaturas de la persona natural señalada como parte invitada en la solicitud de conciliación, tal como figura en la solicitud de conciliación, el conciliar tienen que tener a la vista la solicitud de conciliación.
Cuando la parte invitada esta conformada por varias personas, se invitará a conciliar a cada una de ellas por separado.
Elementos.-
· Tratamiento..- Señor, Señora, Señores, seguida de dos puntos.
· Nombre completo del invitado.
·Prenombre.
·Apellidos.
Ejemplo:
Señor: Jorge Díaz Paz
1.2.- PERSONA JURIDICA
Identifica a la persona jurídica de derecho público o privado invitada a conciliar, cuando el invitado sea una persona jurídica, se consignará en la invitación su denominación o razón social, tal como figura en la solicitud de conciliación extrajudicial, sin abreviaturas.
Elementos.-
· Tratamiento..- Señores, seguida de dos puntos.
· Denominación o razón social.
Ejemplo:
Señor: Coca-Cola del Perú Sociedad Anónima Abierta
1.3.- PATRIMONIOS AUTONOMOS
En el caso de patrimonios autónomos se invitará a cada uno de sus integrantes por separado, individuamente.
Elementos.-
· Tratamiento...- Señores, seguida de dos puntos.
· Nombre completo del patrimonio autónomo
· Integrantes del patrimonio autónomo.
Ejemplo:
Señores: Sucesión Juan García Noriega, conformada por
- José García Vélez
- María García Vélez
1.4.- Del domicilio del invitado
La invitación debe consignar en forma clara, precisa y sin abreviaturas la dirección de la parte invitada, la misma que fue consignada en la solicitud de conciliación.
Elementos:
· Nombre de la avenida, calle, jirón.
· Número del inmueble, lote, departamento, oficina, interior.
· Nombre de la urbanización.
· Distrito, de ser posible una referencia para que sea más fácil su notificación.
Ejemplo:
Avenida Tacna Nº 4562, distrito de San Isidro.
2. DENOMINACIÓN O RAZÓN SOCIAL Y DIRECCIÓN DEL CENTRO DE CONCILIACIÓN.
El segundo requisito de una invitación para conciliar identifica plenamente el Centro de Conciliación donde se realizará la audiencia de conciliación y el lugar donde se ubica el Centro de Conciliación.
2.1.- DENOMINACIÓN DEL CENTRO DE CONCILIACIÓN
Un requisito ineludible constituye la denominación del Centro de Conciliación, que viene a ser el nombre del Centro de Conciliación, que lo distingue e individualiza frente a los demás Centros de Conciliación, el cual debe coincidir con el nombre consignado en la resolución del Ministerio de Justicia que autoriza el funcionamiento del Centro de Conciliación.
2.2.- DIRECCIÓN DEL CENTRO DE CONCILIACIÓN
De igual forma, debe consignarse la dirección del Centro de Conciliación, donde se realizará el procedimiento de conciliación extrajudicial, que deberá coincidir con la dirección del local autorizado por el Ministerio de Justicia para ejercer función conciliadora. En caso que la invitación omita la dirección del Centro de Conciliación, se hará acreedor de una sanción de amonestación escrita, en atención del inciso C- 8 del Reglamento de la Ley de Conciliación Decreto Supremo Nº 014- 2008-JUS.
Elementos:
· Denominación del Centro de Conciliación
· Nombre de la avenida, calle, jirón.
· Número del inmueble, lote, departamento, oficina, interior.
· Nombre de la urbanización.
· Distrito.
· Provincia y Departamento.
Ejemplo:
Avenida Wilson Nº 5623, distrito de Miraflores, Lima.
3.- NOMBRE, DENOMINACIÓN O RAZÓN SOCIAL Y DIRECCIÓN DEL SOLICITANTE DE LA CONCILIACIÓN.
El tercer requisito de una invitación a conciliar, tienen por objeto identificar a la persona natural, jurídica o patrimonio autónomo y el lugar donde reside la persona que tienen la calidad de solicitante de un procedimiento conciliatorio.
Este requisito no estaba contemplado en la anterior legislación.
3.1.- PERSONAS NATURALES
Parte de la invitación que identifica a la persona natural que tiene la calidad de solicitante, cuando el solicitante sea una persona natural debe consignarse en la invitación a conciliar el nombre de pila y apellido completo de la persona natural que presento la solicitud de conciliación ante el Centro de Conciliación.
Elementos.-
· Tratamiento.- Señor, Señora, Señores, seguida de dos puntos.
· Nombre completo del solicitante.
· Prenombre.
· Apellidos.
Ejemplo: Juan Vélez Mejía
3.2.- PERSONAS JURÍDICAS
Identifica a la persona jurídica que solicito el procedimiento conciliatorio, cuando el solicitante esta constituido por una persona jurídica, debe consignarse en la invitación para conciliar su denominación o razón socia, la misma que fue consignada en la solicitud de conciliación, en forma completa y sin abreviaturas.
Elementos.-
· Tratamiento.- Señores, seguida de dos puntos.
· Denominación o razón social del solicitante, en mayúscula.
Ejemplo:
Coca Cola del Perú Sociedad Anónima Cerrada
3.3.- PATRIMONIOS AUTONOMOS
En el caso de tratarse de una sucesión, se consignará el nombre de la sucesión y el nombre de cada uno de sus integrantes.
Ejemplo:
Señores: Sucesión Mario Ruiz Roca, conformada por
- Eduardo José Ruiz Vera
- Wendy Ruiz Vera
3.4.- DIRECCIÓN DEL SOLICITANTE
Parte de la invitación que señala en forma clara y completa el lugar donde reside el solicitante del procedimiento de conciliación extrajudicial.
Elementos.-
· Avenida, jirón, calle.
· Numero del inmueble o departamento,
· Distrito.
EJEMPLO
Jirón Carabaya N 564, Cercado de Lima - Lima
4.- ASUNTO SOBRE EL CUAL SE PRETENDE CONCILIAR
El cuarto requisito establece la obligación de consignar en forma clara y precisa el asunto sobre el que versará el procedimiento conciliatorio, debiendo coincidir con el asunto a conciliar que fue consignado en la solicitud de conciliación, en forma resumida y con el menor numero de palabras, el conciliador no puede cambiar este asunto por su propia cuenta, por ejemplo si una solicitud de conciliación tienen como pretensión pago de soles, se consignará como asunto a conciliar la obligación de dar suma de dinero.
5.- DÍA Y HORA PARA LA AUDIENCIA DE CONCILIACIÓN.
El quinto requisito es sumamente transcendental, por cuanto esta referido al momento en que se realizará la audiencia de conciliación en el Centro de conciliación.
Para tal efecto la invitación deberá consignar en forma obligatoria, clara, precisa y sin abreviaturas en palabras y el números el día, mes, año y la hora en que se llevara a cabo la audiencia de conciliación, los mismos que se realizará dentro de los días y horas hábiles que tiene autorizado el Centro de Conciliación.
Elementos:
· Día de la audiencia de conciliación, en letras minúsculas, con negrita y subrayado.
· Mes de la audiencia de conciliación, en letras minúsculas, con negrita y subrayado.
· Año de de la audiencia de conciliación, en letras minúsculas, con negrita y subrayado.
· Día, mes y año en que se realizara la audiencia de conciliación, en números, con negrita y subrayado.
· La hora en que se realizará la audiencia de conciliación, en letras minúsculas, con negrita y subrayado.
· La hora en que se realizará la audiencia de conciliación, en números, con negrita y subrayado.
Ejemplo:
Viernes once de marzo del año dos mil diez (11 de marzo de 2010), a horas once de la mañana (11 A.M.)
La nueva ley a diferencia de la anterior exige ahora que debe precisarse únicamente la fecha de la sesión que corresponda, por cuanto esta prohibido señalar en la primera invitación el día y hora para la segunda sesión a conciliar, que era una práctica muy utilizada por algunos Centro de Conciliación.
PLAZO PARA LA REALIZACIÓN DE LA AUDIENCIA DE CONCILIACIÓN.
El pazo para la realización de la audiencia de conciliación, varia según se trate de una solicitud individual o conjunta:
1.- SOLICITUD INDIVIDUAL
La audiencia de conciliación no superará los siete días hábiles, contados a partir del día siguiente de haberse cursado las invitaciones para la audiencia de conciliación, debiendo mediar tres días hábiles entre la notificación de la invitación para conciliar y la audiencia de conciliación, contados desde el día siguiente en que fue notificada la invitación para conciliar.
2.- SOLICITUD CONJUNTA
La audiencia de conciliación podrá realizarse, el mismo día de presentada la solicitud de conciliación.
6.-. NOMBRE Y FIRMA DEL CONCILIADOR
El sexto requisito de la invitación identifica e individualiza con certeza al Conciliador que se encargará de dirigir el procedimiento conciliatorio.
6.1.- Nombre del conciliador.
Constituye una obligación ineludible consignar en la invitación el nombre de pila y apellido completo, sin abreviatura del conciliador designado por el Director del Centro de Conciliación para dirigir el procedimiento de conciliación extrajudicial.
Asimismo se consignará su número de Registro de acreditación de conciliador otorgado por el Ministerio de Justicia y su especialidad de ser el caso.
Firma del Conciliador.
El conciliador designado por el Director del Centro de Conciliador deberá firmar la invitación a conciliar, el mismo que deberá coincidir con las firmas que están registradas en el Ministerio de Justicia.
7.- LUGAR Y FECHA DE LA INVITACIÓN.
El sétimo requisito de la invitación identifica el lugar y momento en que el Conciliador designado expide la invitación para conciliar.
7.1.- Lugar.-
Parte de la invitación que identifica la localidad en que se expidió la invitación para conciliar, el mismos que debe precisar el nombre de la ciudad donde se elaboro la invitación.
7.2.- Fecha:-
Parte de la invitación que señala cuando fue emitida la invitación para conciliar. Elementos:
· Localidad en que se emitió la invitación, separado de una coma.
· Día de emisión de la invitación, los días menores al digito 10 van precedido del cero.
· Mes de emisión de la invitación, en minúscula.
· Año de emisión de la invitación, en números.
Ejemplo:
Lima, 02 de noviembre de 2009
8.- INFORMACIÓN RELACIONADA CON LA CONCILIACIÓN EN GENERAL Y SUS VENTAJAS EN PARTICULAR
El octavo requisito obliga a los Centro de Conciliación remitir a solicitante e invitado información relacionada a la conciliación.
Se acompañará a la invitación a conciliar afiches o trípticos, donde se consignará información relacionada a la conciliación extrajudicial, a fin que ambas partes, tomen conocimiento de manera sucinta sobre la conciliación extrajudicial, ventajas, procedimiento, valor del acta de conciliación, entre otros temas.
9.- COPIAS SIMPLES DE LA SOLICITUD Y ANEXOS
El noveno requisito establece la obligación del Centro de Conciliación de acompañar a la invitación, copias simples de la solicitud de conciliación extrajudicial y sus respectivos anexos que presento el solicitante ante el Centro de Conciliación Extrajudicial, a fin que el invitado tome conocimiento sobre la pretensión y los hechos que invocan la invitación a conciliación.
10.- El ultimo requisito establecido por el articulo 16 del Reglamento de la Ley de Conciliación Decreto Supremo Nº 014-2008-JUS, establece la obligación del Centro de Conciliación de consignar en la invitación, la indicación para que en el caso de personas analfabetas o que no puedan firmar, éstas comparezcan acompañadas de un testigo a ruego.
Innovación que permite al invitado de concurrir a la audiencia de conciliación acompañado de un testigo a ruego, el mismo que tienen que tratarse de una persona capaz y además letrada, en dos situaciones:
· Invitados analfabetos.
· Invitados que no puedan firmar, por carecer miembros superiores o padecer de alguna disfuncionalidad de los brazo o manos que les impida firmar el acta de conciliación.
11.- NUMERO DE LA INVITACIÓN
Aun que el Reglamento de la Ley de Conciliación no establece la obligación de consignar el numero de la invitación, sin embargo la Resolución Ministerial Nº 0236- 2009-JUS mediante la cual se publicaron los formatos tipos de las actas de conciliación en el formato C se publica el formato de invitación para conciliar, donde señala expresamente la obligación de precisar el numero de la invitación para conciliar para que las partes y el conciliar tengan conocimiento del número de la invitación para conciliar que se expide.
Este requisito tiene como objetivo identificar el número de una invitación a conciliar que fue expedida dentro de un procedimiento conciliatorio.
Ejemplo:
PRIMERA INVITACIÓN PARA CONCILIAR
12.- NUMERO DE EXPEDIENTE
El numero de expediente es otro requisito no consignado en el artículo 16 del Reglamento de la Ley de Conciliación , pero que si esta consignado en el formato tipo de invitación para conciliar establecido mediante Resolución Ministerial Nº 0236- 2009-JUS, es el numero de expediente.
Parte de la invitación que identifica a que expediente corresponde la invitación a conciliar.
Elementos:
· La palabra expediente, seguida por la abreviación de la palabra número, en mayúscula.
· El número de expediente, el mismo que esta conformado por el número correlativo de ingreso, mes, año, especialidad y pretensión.
· Numero correlativo de ingreso, en números, los números menores de 10 van precedido de cero.
· Mes en que fue recepcionada la solicitud, en números, los meses inferiores a 10 van precedido del numero cero.
· Año en que fue recepcionada la solicitud, en números.
· La especialidad, se consigna la primera palabra en mayúscula , así C para civil y F para familia
· La pretensión, solo se consigna la abreviatura.
Ejemplo:
Expediente Nº: 04- 02-2010-CODSD
PLAZO PARA ELABORAR LAS INVITACIÓNES
1.- SOLICITUD INDIVIDUAL
El Conciliador tiene un plazo de dos días hábiles, parar elaborar las invitaciones para conciliar, contados desde el día de su designación como Conciliador.
2.- SOLICITUD CONJUNTA
El Conciliador procederá a elaborar las invitaciones a la audiencia de conciliación Inmediatamente de admitida la solicitud.
NOTIFICACION DE LAS INVITACIONES
1.- SOLICITUD INDIVIDUAL
NOTIFICACION DE LA INVITACION AL SOLICITANTE
La notificación de la invitación al solicitante se podrá realizar inmediatamente después de designado el Conciliador en el local del Centro de encontrarse el solicitante en el mismo ( al momento de presentar su solicitud ), caso contrario se notificará en el domicilio consignado en su solicitud de conciliación con las formalidades establecidas en el artículo 17 del Decreto Supremo Nº 014-2008-JUS, Reglamento de la Ley de Conciliación, debiendo mediar entre la fecha de la recepción de las invitaciones para la audiencia de conciliación y la fecha de la audiencia de conciliación, no menos de tres días hábiles, contados desde el día siguiente de recibida la invitación.
NOTIFICACION DE LA INVITACION AL INVITADO
La notificación de las invitaciones al invitado se realizará al domicilio señalado por el solicitante de conformidad con el artículo 17 del Decreto Supremo Nº 014-2008-JUS, Reglamento de la Ley de Conciliación. Debiendo mediar entre la fecha de la recepción de las invitaciones para la audiencia de conciliación y la fecha de la audiencia de conciliación, no menos de tres días hábiles, contados desde el día siguiente de recibida la invitación.
SOLICITUD CONJUNTA
1.- NOTIFICACION DE LAS INVITACIONES A AMBAS PARTES
Inmediatamente después de elaborada las invitaciones se procederán a notificar las invitaciones a conciliar tanto al solicitante como al invitado, en el local del Centro de encontrarse el solicitante en el mismo ( al momento de presentar su solicitud ).
* En el caso en que se hubiera incurrido en un error en la solicitud de conciliación relacionados a la identificación de cualquiera de las partes o la dirección de cualquiera de las partes, y el notificador devuelve la invitación por que la dirección no existe o el destinatario ya no reside en el lugar designado, o el mismo invitado devuelve la invitación haciendo notar el error en cuanto a sus datos, el procedimiento concluirá con un informe del conciliador. No esta permitido que la parte subsane el error con un nuevo escrito, por cuanto la ley no prevé esta situación, ni mucho menos la suspensión del procedimiento de conciliación por esta situación.
FORMATO C
FORMATO TIPO DE INVITACIÓN PARA CONCILIAR
CENTRO DE CONCILIACIÓN[1] …………………………………..
Autorizado su funcionamiento por Resolución …………..[2] Nº ______-______
Dirección y teléfono: ___________________________________________
EXP. N° ………
Señor (es) (as):
Nombre o Razón Social: | Dirección | |
Solicitante(s) [4] | ||
Invitado(s): |
De mi especial estima:
Por medio de la presente, le invito a participar en una audiencia de conciliación que se realizará en (dirección del Centro de Conciliación)[5], día________, de ___________ de _______, a horas __________ (10 minutos de tolerancia), en la cual me permitiré asistirle en la búsqueda de una solución común al problema que tienen respecto de ____________________________________(asunto sobre el cual se pretende conciliar[6]) de acuerdo con la copia simple de la solicitud de Conciliación y anexos que se le adjunta en la presente invitación.
La Conciliación Extrajudicial es una institución consensual, es decir prima la voluntad de las partes para solucionar conflictos o divergencias, a través de un procedimiento ágil, flexible y económico, ahorrando el tiempo que les demandaría un proceso, y los mayores costos del mismo. Asimismo, no es necesaria la presencia de un abogado y de arribarse a acuerdos el acta con acuerdo conciliatorio constituye título de ejecución de conformidad con el artículo 18º de la Ley de Conciliación Nº 26872, modificado por el artículo 1º del D.L 1070.
Las partes deberán asistir a la reunión conciliatoria identificándose con documento de identidad y/o documento que acredite la representación, en el que se consigne literalmente la facultad de conciliar extrajudicialmente y de disponer del derecho materia de Conciliación, entregando fotocopia del documento de identidad, copia notarialmente legalizada o certificada según sea el caso, al Centro de Conciliación. Las personas iletradas o que no puedan firmar deberán acercarse al Centro de Conciliación con un testigo a ruego.
Sin otro particular, quedo de usted
Lima: ______ de ________de _______
_______________________________
Firma y sello del Conciliador designado
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