FUNCIONES DEL CENTRO DE CONCILIACIÓN
Como operadores del sistema conciliatorio los Centros de Conciliación tienen una serie de funciones, que las dividimos en generales, respecto al procedimiento conciliatorio, respecto potestad supervisora y sancionadora del ministerio de justicia, respecto a sus conciliadores y finalmente prohibiciones de los centros de conciliación.
GENERALES
2. Mantener vigente la designación de sus Directivos -director y secretario
general-, así como comunicar cualquier cambio con relación a la información que
se encuentre en el Registro Único de Centros de Conciliación, para su trámite y
autorización.
3. Atender al público en el horario autorizado por la DCMA, salvo modificación
del horario previamente aprobado por la DCMA.
4. Contar y mantener el archivo de expedientes, libro de registro de
acta, el archivo de actas, libro de poderes y el repositorio de manera regular,
diligente, ordenada y actualizada dentro de las instalaciones del centro de
conciliación autorizadas para su funcionamiento, en el caso de expedientes
físicos. En caso de pérdida, deterioro o sustracción se debe comunicar a la
DCMA y proceder de inmediato a la reconstrucción de este.
5. Realizar audiencias de conciliación dentro del local autorizado,
salvo que el conciliador designado tenga autorización vigente del MINJUSDH a
través de la DCMA para el ejercicio de su función conciliatoria fuera de dicho
local, conforme a lo establecido en el presente reglamento.
6. Brindar exclusivamente servicios de conciliación dentro de las
instalaciones del Centro de Conciliación, o por la plataforma o link o
aplicativo web en caso de conciliación por medios electrónicos u otros de
naturaleza similar; que fue notificada a las partes
7. Realizar cobros sólo por conceptos y montos comprendidos en las
tarifas autorizadas por MINJUSDH a través de la DCMA.
8. Brindar exclusivamente servicios de conciliación dentro de las
instalaciones del Centro de Conciliación.
10. Actuar de conformidad con los principios éticos prescritos por
la Ley y su Reglamento.
RESPECTO AL PROCEDIMIENTO CONCILIATORIO
1. Admitir a trámite los procedimientos conciliatorios con los
documentos relacionados con el conflicto, salvo que por su naturaleza éste o
éstos no sean esenciales debiendo indicarlo el solicitante en su escrito de
solicitud.
2. Admitir a trámite el procedimiento conciliatorio sólo cuando el
domicilio de las partes corresponda al distrito conciliatorio de su
competencia, salvo acuerdo de las partes o lo establecido en el presente
reglamento.
3. Tramitar solicitudes de conciliación sólo sobre materias conciliables
establecidas en la normativa de conciliación; y sólo sobre las otras materias
conciliables que permitan las leyes especiales y procesales respectivas.
4. En caso de omisión de alguno o algunos de los requisitos establecidos
en los literales c), d), e), g), h) e i) del artículo 16 de la Ley, debe
convocar a las partes para informar el defecto de forma que contiene el Acta y
expedir una nueva que sustituya a la anterior con las formalidades de Ley.
5. Utilizar el modelo de formato aprobado por el MINJUSDH a través de la
DCMA en sus actas de conciliación.
6. Notificar
las invitaciones para conciliar conforme a lo señalado en el presente
Reglamento.
7. Entregar copia certificada del acta de conciliación una vez concluida
la audiencia de conciliación presencial o por medios electrónicos u otros de
naturaleza similar, conjuntamente con la copia certificada de la solicitud para
conciliar, en el plazo establecido en el presente Reglamento. Asimismo, está
prohibido condicionar la entrega de la primera copia certificada del acta de
conciliación y la solicitud, al pago de gastos u honorarios adicionales o
similares.
8. Expedir copias certificadas adicionales del acta de conciliación, las
veces que sean solicitadas por las partes previo abono del costo establecido en
el tarifario autorizado y dentro del plazo establecido en el Reglamento del
Centro. Está prohibido expedir copia certificada del acta de conciliación a
personas distintas a las partes conciliantes, salvo a pedido del MINJUSDH a
través de la DCMA; o a pedido de los órganos jurisdiccionales competentes del
Poder Judicial y del Ministerio Público que en el ejercicio de sus atribuciones
funcionales lo requieran para un determinado caso.
RESPECTO POTESTAD SUPERVISORA Y SANCIONADORA DEL MINISTERIO DE JUSTICIA
1. Facilitar la labor de supervisión del MINJUSDH a través de la DCMA.
2. Proporcionar a MINJUSDH a través de la DCMA y en los plazos que se le
indique, la información que ésta le requiera para los fines de su competencia.
3. Subsanar las observaciones y/o medidas correctivas señaladas en el
acta de supervisión realizada por la DCMA, dentro de las condiciones y plazos
señalados en la misma.
4. Brindar al supervisor o auxiliar de supervisión MINJUSDH a través de
la DCMA, las facilidades del caso para la realización de la supervisión,
otorgando copia de los actuados en el procedimiento conciliatorio observado de
ser el caso u otros de interés cuando sea requerido por los mismos. Asimismo,
anotar la sanción de suspensión en los Libros de Registros con los que cuente
el Centro.
5. Remitir al MINJUSDH a través de la DCMA, trimestralmente los
resultados estadísticos a los que hace referencia el artículo 30 de la Ley, sin
tergiversar u ocultar a información cuantitativa de cada período. La remisión
de los datos es efectuada en los formatos señalados por el MINJUSDH a través de
la DCMA.
RESPECTO A SUS CONCILIADORES:
1. Mantener actualizada la nómina de sus conciliadores y abogados verificadores
de la legalidad de los acuerdos; así como comunicar al MINJUSDH a través de la
DCMA dentro de los tres (03) días hábiles siguientes de producido cualquier
cambio de estos con relación a la información que se encuentre registrada en el
Registro Único de Centros de Conciliación a cargo de la DCMA, para su trámite y
autorización correspondiente.
2. Designar al conciliador dentro del plazo señalado en la Ley.
3. Velar por que sus conciliadores emitan las actas de conciliación con
los requisitos señalados en el artículo 16 de la Ley.
4. Supervisar que sus conciliadores redacten las invitaciones para
conciliar cumpliendo con los requisitos previstos en el Reglamento y con los
plazos establecidos en el artículo 12 de la Ley, y que no señalen en una sola
invitación para conciliar, más de una fecha en la que se desarrolla la
audiencia de conciliación.
5. Supervisar que sus conciliadores observen los plazos establecidos en
la Ley y su Reglamento para el procedimiento conciliatorio.
6. Verificar que sus conciliadores lleven a cabo la audiencia de
conciliación identificando correctamente a las partes y supervisando el
cumplimiento del plazo de duración de la audiencia única establecido en el
artículo 11 de la Ley, salvo que haya sido prorrogado por acuerdo de las partes.
7. Cuidar que sus conciliadores o algún servidor o funcionario del
centro de conciliación no falten al principio de confidencialidad.
8. Supervisar que sus conciliadores no hagan uso indebido de la
prerrogativa que establece el último párrafo del artículo 15 numeral f) de la
Ley.
9. Designar para la realización de audiencias de conciliación sólo a
conciliadores adscritos al centro de conciliación. Asimismo, designar para la
verificación de la legalidad de los acuerdos conciliatorios sólo a abogados
adscritos al centro de conciliación.
10. Cumplir y supervisar que sus conciliadores cumplan con los
principios, plazos y formalidades de trámite, establecidos por la Ley y su
Reglamento para el procedimiento conciliatorio
11. Comunicar a la DCMA dentro de los cinco (05) días hábiles de
ocurrida la infracción, las faltas cometidas por sus conciliadores.
12. Mantener informada a la DCMA de las sanciones impuestas a los
operadores de la Conciliación adscritos a su centro.
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