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ETAPAS DE LA CONCILIACION



Las etapas de un procedimiento de conciliación extrajudicial que se pueden reconocer son las siguientes:

1.- Monologo
2.- Relato de las partes
3.- identificación
del conflicto
4.- Identificación de intereses
5.- Creación de opciones
6.- Evaluaciones de opciones.
7.- Negociación definitiva

8.- Clausura

I.- MONOLOGO.-
En esta etapa el Conciliador Extrajudicial emitirá su discurso de apertura, el cual contendrá una descripción sucinta del proceso de conciliación extrajudicial, funciones de las partes y del Conciliador Extrajudicial dentro del proceso de conciliación extrajudicial.
En el monologo el Conciliador Extrajudicial tiene una participación totalmente activa, en contraposición con los conciliantes quien se limitaran a escuchar al Conciliador Extrajudicial.
El Conciliador Extrajudicial se convierte en “guía de turistas”, el papel del Conciliador empieza a ser determinante como facilitados de la comunicación entre la partes, debe dar fluidez a la comunicación entre las partes en comunicación verbal y no verbal debe mostrar que se busca que en la conversación que se tendrá existe un espíritu cordial y amical como si fueran tres amigos en una conversación común, el Conciliador Extrajudicial debe dar seguridad y confianza de su actuación en el proceso y dar muestra de que esta lo suficientemente capacitado como para dirigir y hacer concluir de manera satisfactoria el proceso de Conciliación Extrajudicial.
Cuando el Conciliador emita el monologo debe entrar en contacto visual con cada una de las partes, su voz debe inspirar seguridad, confianza, tranquilidad y paz.

OBJETIVOS.-

  • Describir y sobre todo lograr que las partes conciliantes entiendan el proceso de Conciliación Extrajudicial:

- Definir la Conciliación Extrajudicial.

- Rol del Conciliador Extrajudicial

- De lo confidencial del proceso de conciliación
- Reafirmar la imparcialidad.
- Señalar las reglas del procedimiento.
  • Ganarse la confianza de las partes.
  • El Conciliador Extrajudicial debe inspirar imparcialidad, neutralidad, óptima capacitación, probidad ética.

Generar confianza y seguridad en la conciliación extrajudicial.


ESTRATEGIAS.-

DAR LA BIENVENIDA A LOS CONCILIANTES
El Conciliador Extrajudicial procederá a invitar a los conciliantes a ingresar a la sala de audiencias, luego las invitara a sentarse y posteriormente ofrecerá a todos si lo hubiera un vaso de agua o café.
Cuando se encuentren ambos conciliantes en la mesa, el Conciliador Extrajudicial les dará la bienvenida y procederá a felicitar a ambos conciliantes por elegir a la Conciliación como medio para solucionar sus conflictos, resaltando el hecho que en este procedimiento ellos mismos se auto sentenciaran, con la finalidad de proveer estimulo y reconocimiento ambos conciliantes.

PRESENTARSE.-
El Conciliador Extrajudicial procederá a mencionar lo suficiente para que los conciliantes entiendan quien es. Así mencionara lo siguiente:
Nombre,
Profesión de ser el caso,
Formación,
Numero de procesos de Conciliación llevados y conciliados,
Numero de su acreditación,
Nombre del Centro de Conciliación Extrajudicial.


EXPLICAR EL PROCESO DE CONCILIACION EXTRAJUDICIAL

El Conciliador Extrajudicial Procederá a definir:
- El proceso de conciliación extrajudicial
- Finalidad del Proceso de conciliación extrajudicial
- Ventajas
- Estructura del Proceso de conciliación extrajudicial
- Participación voluntaria de los conciliantes.
- Consecuencias jurídicas de un acuerdo para los conciliantes,
- Valor del acta de conciliación extrajudicial

DESCRIBIR EL ROL DE CONCILIADOR EXTRAJUDICIAL.

El Conciliador Extrajudicial procederé a informar a las conciliantes su misión en el proceso de Conciliación Extrajudicial, para que los conciliantes entienda por que y para que de su participación en el proceso de Conciliación Extrajudicial.
Resaltando que el Conciliador Extrajudicial no impone, ni decide la solución del conflicto, sino que ayuda a ambas partes conciliantes para que ellas mismas encuentren la solución a sus diferencias o inpases.

REAFIRMAR LA IMPARCIALIDAD.

El Conciliador Extrajudicial debe resaltar el hecho que se desenvolverá durante todo el desarrollo del proceso de conciliación extrajudicial libre de favoritismos o prejuicios en palabras o hechos y servirá a ambos conciliantes por igual.

ROL DE LAS PARTES.

Las partes conciliantes se deben guardar respeto entre si. No deben utilizar expresiones agraviantes hacia la otra parte el Conciliador o cualquier participante del proceso de conciliación extrajudicial.
Las partes conciliantes deben colaborar para la correcta realización del proceso de Conciliación Extrajudicial.
PARTICIPACIÓN ACTIVA DE LAS PARTES
Se recomienda que los conciliantes participen activamente en la reuniones conjuntas o privadas ya sea proponiendo formulas de acuerdo o debatiendo las propuestas por el Conciliador Extrajudicial o las otra parte.
CONFLICTO DE INTERESES
Las partes procuran no acudirán a un Centro de Conciliación Extrajudicial con el que tengan algún tipo de vinculación contractual o extracontractual.
UTILIZACIÓN INADECUADA DE LA CONCILIACION
Las partes conciliantes no deberán utilizar la Conciliación sino únicamente para solucionar sus conflictos de intereses absteniéndose de utilizarlo para otro fin distinto caso contrario se desnaturalizara la Conciliación Extrajudicial.
CONFIDENCIALIDAD.
Es deber de los conciliantes no divulgar a nadie toda la información a la que han accedido durante el proceso de conciliación extrajudicial-


INFORMAR QUE PODRAN REALIZAR SESIONES PRIVADAS
El Conciliador debe informar a los conciliantes sobre la realización de las sesiones privadas con cada una de las partes conciliantes y los objetivos de esta, con la finalidad que evitar malos entendidos y desconfianza acerca de la Conciliación.



REAFIRMAR LA CONFIDENCIALIDAD
El Conciliador debe poner de manifiesto que todo lo que se diga dentro del proceso de Conciliación Extrajudicial no podrá ser divulgado a la otra parte por el Conciliador a menos que sea autorizado.
Asimismo informara las partes conciliantes que no podrán divulgar, ni usar la información a la que accedan como consecuencia de su participación en el proceso de conciliación extrajudicial.

EXPLICAR REGLAS DE COMPORTAMIENTO.
El Conciliador Extrajudicial fijara las siguientes reglas de comportamiento de los conciliantes:
- Respeto reciproco
- Prohibido interrupir.
- Escucharse activamente
- Hablaran por turnos, por que así funcionara mejor
- Tratar de escuchar al otro
- Escuchar al otro sin interumpir
- no interrumpir cuando el otra habla,
- Si tiene preguntas o comentarios, por favor anotemos mientras habla el otro,


PREGUNTAS SOBRE EL PROCESO DE CONCILIACION Y ACLARAR DUDAS.

El Conciliador promoverá y estimular a los conciliantes a fin que formulen interrogantes sobre el proceso, para aclarar algunas incertidumbres que tuvieran, con la finalidad de verificar si todo lo que manifestó a quedado claro.



II.- RELATO DE LAS PARTES
En esta etapa el Conciliador Extrajudicial registra toda la información proporcionada por las partes conciliantes con el fin de obtener “ la lista de posiciones “ de cada una de las partes, para lo cual pedirá a cada una de ellas que narre su propia historia acerca del conflicto que lo trajo al Centro de Conciliación.
El Conciliador debe brindar a los conciliantes libertad y confianza para que expresen sentimientos, persecciones, hechos de forma abierta y posteriormente ”cosechara” la información sembrada por los conciliantes.

OBJETIVOS

  • Ayudar a las partes conciliantes a transmitir eficientemente los problemas.
  • Permitir al Conciliador recopilar información de los Conciliantes.
  • Permitir un conocimiento más profundo del conflicto.
  • Permitir a las partes conciliantes saber que lo están escuchando y que importa su conflicto.
  • Permitir a las partes conciliantes manifestar su historia desde su propia perspectiva.

Crear un conocimiento común entre los conciliantes acerca del conflicto.

Esta etapa la podemos dividir de la siguiente manera:

1.- PRESENTACION DE LOS HECHOS.-
El Conciliador invitará a las partes conciliantes a exponer sus versiones sobre los hechos en forma sintética, simple, directa y sin interrupciones.

ESTRATEGIAS.-
- PREGUNTAS ABIERTAS

El Conciliador invitará al solicitante a manifestar su historia sobre los hechos, percepciones y sentimientos desde su posición, para lo cual formulara preguntas abiertas para promover una descripción mas detallada del conflicto que los separa.

¿ Cuéntenos acerca de la situación que lo trajo al Centro de Conciliación?
¿ Que es lo que quiere que ocurra como resultado de la conciliación?

Recordar a los conciliantes que no interesa el orden de la exposición de los hechos.
Repetir las reglas de conducta ( no interrumpir y tomar nota de lo que le interesa)



- ESCUCHA ACTIVA.
El Conciliador utilizará la herramienta de comunicación más eficaz denominada escucha activa, debe escuchar a ambas partes por igual sin centrar su atención en una sola parte,
El Conciliador se abstendrá de evaluar, cuestionar y aconsejar al conciliante emisor que esta contando su historia.

- APUNTES
Realizar apuntes de los hechos, percepciones y sentimientos de lo manifestado por el conciliante.

- AGRADECIMIENTO
Al terminar su exposición debe agradecer al conciliante y reconocer su participación, animándola a continuar el proceso, asimismo agradecer a la otra parte por no interrumpir.
- Luego procederá de la misma forma con la otra parte.


2.- PREGUNTAS DE CLARIFICACION Y RESPUESTAS.
Luego que ambas partes hayan concluido con su exposición inicial llega la hora de invitar a las partes conciliantes que formulen interrogantes de filtrado con la finalidad de aclarar ciertos hechos del pasado que generaron el conflicto.
En esta parte los conciliantes tiene la oportunidad de hacerse preguntas sobre algo que se ha dicho pero que no han entendido

ESTRATEGIAS.-

- PREGUNTAS CERRADAS

El Conciliador debe formular preguntas cerradas para precisar y obtener información precisa sobre un determinado hecho.

- PARAFRASEO.
El Conciliador escuchara a las partes conciliantes y luego reformulara el contenido.

- ESCUCHA ACTIVA
El Conciliador descifrará el mensaje emitido por el conciliante emisor y luego repite dirigiéndose al emisor.

- ORDENAMIENTO.-
El Conciliador ayudara a los conciliantes a ordenar sus ideas e historia.


3.- SINTESIS.-
Es un trabajo exclusivo del Conciliador orientado ha realizar un extracto de los hechos y sentimiento manifestados por cada una de las partes conciliantes, los cuales son presentados a cada una de las partes para su evaluación, corrección y posterior aprobación, caso contrario se corrige los errores con el objetivo de demostrar a los conciliantes que han sido escuchados y entendidos, aclarar algunos detalles.

ESTRATEGIAS.-
- Leer la síntesis de los manifestado por el emisor empleando lenguaje de reportaje
- Formular preguntas al emisor para verificar si la síntesis es exacta.
- Realizar correcciones si se encuentra algún error en la síntesis.

PROHIBICIONES.-
- Prohibir a ambas partes las interrupciones
- Los ataques verbales
- El lenguaje emocional
- Evaluar y aconsejar a las partes
- La escalada del conflicto
- Interpretar




III.- IDENTIFICACION DEL CONFLICTO.-
Esta etapa es trascendental para el proceso de conciliación extrajudicial, por cuanto se identificara las cuestiones que serán objeto de negociación durante el proceso de conciliación.
El Conciliador tendrá como única misión descubrir el territorio que ocupa el conflicto que divide a los conciliantes, una vez identificado el teatro de operaciones se descarga todo el potencial negocial con la finalidad de solucionar el conflicto. Se tiene que determinar el área que comprende el conflicto.
El Conciliador procederá a realizar un mapa del conflicto, el cual establecerá los conflictos latentes y manifiestos. Es fundamentar diferenciarlos por que ello permitirá obtener el logro de soluciones durables.

OBJETIVOS.

  • Identificar los conflictos ocultos de cada una de las partes.
  • Redefinir el problema.
  • Elaborar la agenda.

Esta etapa consta de las siguientes fases:

1.- ESTABLECIMIENTO DEL CONFLICTO.-
El Conciliador debe determinar que tipo de conflicto tiene al frente, ya sea un conflicto de intereses, valores. O se trata de errores de percepción, mala comunicación o problemas originados en la emociones.


2.- REFORMULAR EL CONFLICTO.-
Consiste en elaborar una nueva versión distinta a la manifestada por el emisor extrayéndole la subjetividad, calificaciones, prejuicios juicios y opiniones de su autor, transformando en una cuestión mas compleja con mucho mas variantes de donde se pueden intercambiarse unas por otras.

ESTRATEGIAS.-
- REDEFINIR EL PROBLEMA
.- La redefinición hace que estos aparezcan como neutrales para evitar culpar a una parte y mas bien fomenten la búsqueda de soluciones.
-
EL PARAFRASEO
- PREGUNTAS ABIERTAS.
- REPLANTEO.


3.- ELABORACION DE LA AGENDA.
Identificado el conflicto se procederá a ordenar los temas para su discusión, para cuyo efecto se procede a elaborar una agenda que contendrá la lista de los problemas ocultos plenamente identificados.
La lista de los temas a tratar deben ser aprobados por las partes conciliantes para que tengan pleno conocimientote los verdaderos problemas que los enfrentan mutuamente.

PROCEDIMIENTOS.
- Orientar a las partes conciliantes que la agenda contendrá los conflictos ocultos, manifiestos y el orden en que serán discutidos
- Realizar una lista que incluya los conflictos ocultos y los manifiestos, ordenándolos de los puntos mas fáciles de llegar a un acuerdos a los más difíciles.
- Preguntar a las partes conciliantes si están todos los problemas que ellos consideran.
- Con la respuesta afirmativa de los conciliantes se da por aprobada la agenda y concluida su elaboración.
- Con la respuesta negativa se procede a corregirla inmediatamente.



IV.- IDENTIFICACIÓN DE INTERESES
Etapa diseñada únicamente a la develación de los intereses sustanciales, compatible e incompatibles de cada una de las partes conciliantes los mismos que deben ser tomados en cuenta al momento de crear opciones.

OBJETIVOS

  • Descubrir lo que desea cada una de las partes conciliantes.
  • Identificar que tipo de intereses tiene cada una de las partes en conflicto, ya sea sustánciales, procedímentales o emocionales.
  • Identificar si se trata de intereses compatibles, incompatibles o mixtos.
  • Elaborar la lista de intereses individuales, comunes, compatibles , incompatibles o mixtos

INTERESES.-
Los intereses son las necesidades subyacentes, los deseos, lo que realmente quieren las partes conciliantes. Pueden ser de distinto tipos:
Sustanciales.- Son las necesidades materiales subyacentes que todos los seres humanos tienen.
Procedimentales.- Es el modo o el estilo que adopta el conciliante con la finalidad de resolver el conflicto.
Psicológicos.- Son las necesidades de carácter emocional que tienen las personas.
Complementarios.- Son los intereses compartidos y comunes, se producen cuando las partes conciliantes tiene necesidades semejantes.
Incompatibles.- Se producen cuando las partes persiguen la satisfacción de las mismas necesidades.

ESTRATEGIAS

- PREGUNTAS ¿ POR QUE?

Una técnica elemental para descubrir los intereses detrás de las posiciones consiste en formular preguntas abiertas, la pregunta más común que se puede formular es preguntar ¿ POR QUE?

¿Señor Pedro por que no cancela su deuda?

- DISCUSIÓN ORIENTADA EN LOS INTERESES
El Conciliador solicitara a los conciliantes que centren toda su atención y la discusión en los intereses mas no en las posiciones y a su vez ir de los intereses generales a los intereses específicos.

- LLUVIAS DE IDEAS.-
Esta técnica consiste en solicitar a ambas partes conciliantes por separado que lancen las necesidades que hay que cumplir para llegar a un acuerdo. Absteniéndose de criticarlas, ni evaluarlas, registrándolas tal como fluyan en el dialogo.

- HIPÓTESIS.- El Conciliador puede proponer una amplia gama de soluciones hipotéticas a los conciliantes, seguidamente les preguntará si cumple con algunas de las necesidades, lo que permite saber al Conciliador que intereses ha de ser satisfechos para llegar a una solución.

- SESIONES PRIVADAS.- El Conciliador utilizara las sesiones privadas para que las partes se sientan libres de expresar sus necesidades subyacentes sin ningún temor.

- Asimismo utilizará la escucha activa y el parafraseo.


V.- CREACION DE OPCIONES
Etapa destinada a desarrollar el mayor numero de opciones mutuamente satisfactorias para ambos conciliantes, a fin de ampliar la torta a repartir.
Etapa caracterizada esencialmente de creatividad, donde los conciliantes y el Conciliador participan activamente en una explosión de creatividad, con la finalidad de ampliar la torta. Los conciliantes se trasforman en inventores de opciones, para cumplir diligentemente esta función deben despojarse de obstáculos que impidan crear opciones para solucionar el conflicto y entender que requieren de una amplia gama de opciones de donde elegir la solución a su problema.
La función del Conciliador en esta etapa consiste:
- Ayudar a las partes conciliantes a desarrollar y crear el mayor numero de opciones.
- Desarrollar opciones para las partes conciliantes.

OBJETIVOS

  • Desarrollar opciones que satisfagan los intereses de ambos conciliantes
  • Elaborar la lista de opciones planteadas por los conciliantes

ESTRATEGIAS.-

1.- SESION INVENTIVA.-

Consiste en crear el mayor numero de opciones, tal como broten de la cabeza de las partes conciliantes, postergando su evaluación para después, ya que inhibe el proceso de creación de opciones. Aislé el acto inventivo del evaluativo.
La misión en estas sesiones consiste en inventar opciones que satisfaga los intereses de ambos conciliantes, para ello las partes deben sentirse que navegan en un clima de absoluta libertad que sea propicio para poder imaginar y crear ideas “chifladas” con las que se pueda construir una solución al conflicto.
Se divide la etapa de generación de ideas de la etapa de evaluación, primero se genera el mayor número de opciones posibles y posteriormente se evalúa y critican.
Las partes conciliantes tienen una sola misión generar ideas sin parar a evaluarlas si son posible o imposibles, justas o injustas, eficientes o ineficientes, una idea atrae a la otra como una bola de nieve que cae.

Se realiza de la siguiente manera:

- INFORMAR A LAS PARTES LAS REGLAS.- Gozan de absoluta libertad para generar ideas sin parar, por lo que pueden dejar volar su imaginación sin límites.

- REFORMULAR UN PROBLEMA EN UN FORMATO QUE INVITE LA FORMA PRACTICA DE SOLUCIONAR EL PROBELMA.- Como es posible cancelar la deuda sino cuenta con dinero suficiente.

- GENERAR IDEAS SIN PARAR.- El Conciliador invitara a los conciliantes a generar ideas, Como un bombardeo indiscriminado de ideas, desde todos los ángulos posibles e imposibles.

- REGISTRAR LAS IDEAS EN UNA PIZARRA- El Conciliador procederá a registrar las ideas en una pizarra tal como broten, esto ayuda a estimular otras ideas y refuerza la ideas de no criticar.

- SEÑALAR LAS MEJORES.- Señalar con un asterisco las ideas mas prometedoras con la finalidad de separar las ideas que pueden servir para solucionar el conflicto.

- MEJORAR LAS IDEAS.- Se procederá a mejorar las ideas más prometedoras, tratando que estas logren satisfacer las necesidades de las partes conciliantes.


2.- CAMALEON
El Conciliador pedirá a los conciliantes que se conviertan en camaleones, de manera que se transformen por unos pocos minutos en empresarios, banqueros, obreros, madres, padres o hijos y desde esa posición generen múltiples opciones.


VI- EVALUACION DE OPCIONES.-
En esta etapa se evalúan las diferentes opciones proporcionadas tanto por las partes conciliantes y por el Conciliador Extrajudicial a fin de poder elegir la opción que satisfaga ampliamente los intereses de ambas partes conciliantes.

OBJETIVOS.-
  • Asistirá los partes conciliantes valorar las opciones.
  • Facilitar a los conciliantes la valorización de los costos y beneficios de la aceptación o rechazo.

ESTRATEGIAS.-

AGENTE DE REALIDAD.- El Conciliador fungirá de agente de realidad para mostrar a las partes conciliantes los puntos débiles y fuertes de sus posiciones.

INTRODUCIR CRITRIOS OBJETIVOS.- Para que sirvan como referentes.

PREGUNTAS ABIERTAS.- El Conciliador debe utilizar preguntas abiertas.



VII .- NEGOCIACION DEFINITIVA
Esta etapa incluye estrategias que las partes conciliantes encaran para reducir el alcance y el numero de sus discrepancias y avanzar hacia el acuerdo y la terminación del conflicto.

ESTRATEGIAS.-

AGENTE DE REALIDAD.-.-
El Conciliador fungirá de agente de realidad, explorando con las partes conciliantes las alternativas que puedan tener, el Conciliador debe procurar que las partes tomen conciencia de lo negativo e improductivo de sus posiciones, de los costos de no alcanzar un acuerdo.

HIPÓTESIS.- El Conciliador utilizará la formulación de hipótesis, que le permite trasladar la oferta de una parte conciliante a la otra parte, bajo el disfraz de una hipótesis.

CRITERIOS OBJETIVOS.- El Conciliador introducirá a la negociación criterios objetivos independientes de la voluntad de los conciliantes, como costos del mercado, costumbres, etc.

INCENTIVAR A LOS CONCILIANTES a que centren su negociación en sus intereses, descartando sus posiciones.



VIII. CLAUSURA.-
Constituye la última etapa del proceso de conciliación extrajudicial y tiene como objetivos centrales:
- Colaborar con las partes conciliantes en la redacción de los acuerdos.
- Plasmar el acuerdo al que arribaron las partes conciliantes en un documento denominado acta de conciliación extrajudicial.

Un procedimiento de conciliación extrajudicial puede concluir con un acuerdo total, parcial o en falta de acuerdo, pero también puede concluir en inasistencia de una de las partes o ambas partes o en una decisión motivada del Conciliador Extrajudicial.

El Conciliador tiene como responsabilidad diseñar el acta de conciliación extrajudicial.

FACTORES A CONSIDERAR EN LA REDACCION DE LAS CLAUSULAS.

Las cláusulas deben ser claras, especificas, debe contener actitudes positivas y realizables.

PROCEDIMIENTO.

AGRADECIMIENTO
El Conciliador procederá a agradecer a las partes conciliantes por haber solucionado su conflicto mediante la conciliación extrajudicial.

REDACCION DEL ACTA

El Conciliador redactara un borrador del acta, luego lo leerá y lo explicara detalladamente a las partes conciliantes en todos su aspectos, alcances, obligaciones y derechos, para que de ser el caso corregirla.
Si las partes manifiestan su conformidad el acta se pasa a limpio.

FILTRO LEGAL.-
Cuando el proceso concluya con un acuerdo total o parcial se remitirá al Abogado del Centro de Conciliación para que verifique la legalidad del acuerdo alcanzado, procediendo a suscribirlo si lo encuentra conforme. Resulta innecesario su firma cuando el proceso concluya por falta de acuerdo, inasistencia de una o ambas partes conciliantes

SUSCRIPCIÓN DEL ACTA
De haber llegado a un acuerdo ambas partes procederán a suscribir el acta, dando su conformidad con el mismo.

ENTREGA DE COPIAS CERTIFICADAS.-
Inmediatamente suscrita el acta por las partes, el Conciliador y el Abogado del Centro de Conciliación, se archivara en el libro de actas de Conciliación del Centros entregando las partes una copia del acta de Conciliación debidamente certificada por el Secretario General del Centro Conciliación.

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